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Claves para preparar un calendario anual de reuniones y plantillas

ibabs calendario reuniones

Un calendario anual de reuniones proporciona a la junta directiva mayor probabilidad de asistencia y de quórum.

Todos los miembros de la junta directiva tienen sus prioridades y asuntos que atender. Sin embargo, con un calendario anual se aumenta la probabilidad de asistencia y ayuda a la organización del equipo.

Un cronograma completamente planificado ayuda a abordar fechas, problemas y asuntos clave que necesitan la atención de los directores.

Algunos software de gestión de reuniones como iBabs te ayudarán a organizar y ahorrar tiempo a tu equipo. La solución hace que la toma de minutas, intercambio de documentos y notas sean más fáciles para colaborar y administrar la organización.

¿Por qué tener un plan anual de reuniones?

La junta directiva tiene como objetivo impulsar a la organización hacia sus objetivos. Tener un calendario anual ayuda a la junta a gobernar de forma efectiva y garantiza que:

  • Los miembros pueden planificar sus asuntos teniendo en cuenta sus responsabilidades.
  • Visión general actualizada del enfoque de cada reunión.
  • Las discusiones no son las mismas en todas y cada una de las reuniones.
  • Todos los miembros conocen los elementos de acción y las fechas clave.

Pasos para estructurar el plan de reuniones

Se debe seguir un proceso de cinco pasos para estructurar y crear un calendario anual:

  1. Comienza con una plantilla completamente en blanco, ya sea anual o mensual.
  2. Agrega los días festivos, eventos religiosos y otras fechas anuales para evitar choques de calendario.
  3. Marca los días festivos y fechas importantes como el cumplimiento, la auditoría, los plazos financieros y de informes.
  4. Agrega eventos clave, como la reunión general anual (AGM). Bloquea las fechas y lugares sugeridos si aún no están grabados en piedra.
  5. Programa reuniones en torno a eventos clave. Por ejemplo, puedes programar la AGM después de la fecha de publicación del informe financiero anual.

Recuerda que utilizar un software de gestión de reuniones como iBabs te ayudará a la toma de minutas, el intercambio de documentos y las notas.

Si quieres más información sobre cómo preparar un calendario anual de reuniones, así como descargar gratis la plantilla de calendario y consejos, te invitamos ampliar información en el blog de iBabs.

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