Si queremos hacer un seguimiento de la carga de trabajo de los empleados y cumplir con las obligaciones legales del Estatuto de los Trabajadores, contar con una solución que se encargue de gestionar el tiempo que dedicamos al trabajo y a las actividades, es una inversión imprescindible.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y la directiva 88/2003/CE del 4 de noviembre de 2003 del Parlamento Europeo, afirma que Todas las empresas deben mantener un registro del tiempo de trabajo de sus empleados. No disponer de los documentos que acrediten un seguimiento del tiempo de trabajo y de descanso pueden suponer una serie de consecuencias.
Para cumplir con esta obligación legal, hay que aportar pruebas de los tiempos de trabajo y de descanso diarios y semanales de cada empleado, independientemente de los medios utilizados (máquina de fichar, declaración en una hoja de cálculo, software de gestión del tiempo…)
¿Cómo puedo registrar los tiempos de trabajo?
Existen varias opciones para realizar el registro de los tiempos de trabajo/descanso de los empleados:
- Registro manual: Se puede realizar de forma manual mediante una hoja de Excel. Estas suelen aparecer firmadas por el empleado y su superior. Sin embargo, se trata de un método poco fiable (riesgo de errores, falsificación o pérdida) más lento y difícil de archivar.
- Máquina de fichaje: Un terminal es instalado dentro de la empresa (en la entrada, en la sala de descanso, etc.) el cuál el empleado usará siempre que inicie o finalice cada período de trabajo o de descanso. Este método permite calcular fácilmente las horas de trabajo reales, extras, horas de teletrabajo, salidas médicas, de trabajo…
- Software de gestión de tiempo y ausencias: esta es la mejor opción si queremos llevar un registro mas claro y con total autonomía de los tiempos de trabajo. El mánager controla y luego valida las declaraciones en el software. Los datos se registran y se archivan en caso de control por parte de la Inspección de Trabajo y las horas se contabilizan con precisión para la preparación de la nómina.
Ventajas de una buena gestión del tiempo de trabajo
Los beneficios de una óptima gestión de tiempo laboral pueden llegar a ser muy interesantes:
- Mayor productividad y eficiencia.
- Mejorar el rendimiento y alcanzar los objetivos deseados con menos esfuerzo y estrategias más efectivas.
- Una mejor reputación profesional.
- Mejor ambiente de trabajo
- Menos estrés.
- Mayores oportunidades de avance.
- Mayores oportunidades para alcanzar objetivos importantes de vida y carrera.
- Centralizar los elementos variables para la nómina: Una solución de gestión del tiempo permite contabilizar las horas extraordinarias, el trabajo nocturno o los días festivos trabajados, lo que facilita la labor del gestor de la nómina, que debe transmitir todos los elementos variables de la nómina a su prestatario o integrarlos en su software de nómina.
Si, por un lado, una buena gestión y organización del tiempo en el trabajo genera un gran impacto para la empresa y para el empleado, también es cierto que una mala gestión del tiempo conduce exactamente a lo contrario. Algunas de sus consecuencias negativas son:
- Proyectos inacabados.
- Productividad deteriorada.
- Incumplimiento de los plazos.
- Insatisfacción e incluso pérdida de clientes.
- Reuniones fallidas.
- Conflictos en el trabajo con otros miembros del equipo.
- Aumento de las horas extraordinarias.
Software de gestión del tiempo
Si estas buscando una solución de software de gestión del tiempo, Lucca software proporciona un software RR. HH, timmi tiempo, el cual realiza el seguimiento de las horas diarias trabajadas. Con Timmi Tiempo podrás ganar tiempo automatizando el control horario y el cálculo de las horas extras.
De está forma el equipo de RRHH cumplirán con la ley de control horario. Algunas de las funciones más destacadas del software de Timmi Tiempo son:
- Imprimir planillas horarias con validez jurídica
- Realizar doble validación de registros
- Copia de seguridad de datos durante 4 años
- Crear recordatorios y alertas automatizadas
- Tener la información está disponible en cualquier momento para los empleados y representantes
