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Documentos en tu empresa ¿Cuánto tiempo conservarlos?

Archivo de documentos

La obligación de conservar los documentos asociados a la actividad de la empresa es un tema de alto interés, ligado además a la creciente oferta de soluciones de gestión documental y digitalización. Las oficinas se ven inundadas por múltiples documentos como pueden ser libros, facturas escrituras o contratos. Este artículo, ofrecido por ILP Abogados, nos ayuda a conocer cuanto tiempo deben conservarse los documentos de tu empresa.

A veces no sabemos cuanto tiempo conservar en nuestra empresa estos documentos ni cual es nuestra obligación legal.

Plazo para conservar los documentos

Regla general

El artículo 30 del Código de Comercio regula esta cuestión e indica que los empresarios deben conservar los documentos durante 6 años. La obligación de conservar los documentos afecta a los libros, correspondencia, documentación y justificantes, aunque no lo señala de manera especifica. Este plazo empieza a contar a partir del último asiento realizado en los libros. Y todo ello, siempre y cuando no exista disposición general o especial que lo amplíe.

Por ello, y con carácter general las empresas tienen la obligación de guardar documentos por 6 años.

Plazo de conservación vs Plazo de prescripción

Muchas empresas asocian la obligación de conservar los documentos a los plazos de prescripción de las obligaciones asociadas a los mismos. Sin embargo esto no es correcto.

Aunque la aunque la prescripción laboral a efectos de infracciones sea de 3 años la documentación soporte correspondiente debe conservarse, al menos, 6 años.

A continuación, te dejamos un cuadro con los plazos de prescripciones más típicos:

Materia Prescripción Normativa
Laboral a efectos de infracciones 3 años Art. 4.1 RD 5/2000
Seguridad Social a efectos de infracciones 4 años Art. 4.2 RD 5/2000
Prevención de Riesgos Laborales a efectos de infracciones 5 años Art. 4.3 RD 5/2000
Fiscal a efectos de deudas tributarias 4 años Art. 66 Ley 58/2003
Fiscal a efectos de comprobaciones de cuotas compensadas o deducciones aplicadas 10 años Art. 66 bis Ley 58/2003
Contable y mercantil 6 años Art. 30 del CC
Delitos contra Hacienda Pública y Seguridad Social 10 años Art. 131 LO 10/1995

Plazos de inscripción

Para otros documentos no existe un plazo especifico, por ello es recomendable:

Hay otros documentos respecto de los que no existe plazo específico de conservación. En cualquier caso es recomendable:

  • Prestamos: Conservar hasta devolución o cancelación
  • Bienes de inversión: Conservar hasta cumplir el plazo de regularización del IVA
  • Garantías: Conservación hasta que se hayan cancelado
  • Documentación de ejercicio con Bases Imponibles Negativas: Conservar hasta pasados 4 años desde su compensación

Blanqueo de capitales

La Ley 10/2010 de 28 de abril, establece en su artículo 25 un período mínimo de conservación de documentos:

  • 10 años para la documentación que fundamente el cumplimiento de las obligaciones legales en esta materia.

En concreto:

  • Copia de los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida.
  • Original o copia de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones y los intervinientes.

Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

También hay que tener en cuenta la protección de los datos personales.

El RGPD obliga a  establecer una fecha de destrucción de  los documentos que contienen datos de carácter personal. Tales como: clientes, trabajadores o proveedores.

Accede al blog de ILP Abogados para conocer más sobre la obligación de guardar documentos.

ILP Abogados

ILP Abogados es una firma de abogados compuesta de profesionales que prestan servicios de naturaleza legal, especialmente Due Diligence, basados en la máxima confianza.

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