¿Cómo hacer una factura?

Te contamos cómo hacer una factura paso a paso, quién la puede hacer y cómo realizar las operaciones cómodamente. Sigue leyendo para saber cómo facturar y llevar al día tus trámites: 

¿Qué es exactamente una factura?

Una factura es un documento con validez legal donde se incluyen todos los datos relacionados a la compra-venta de productos o servicios. Dicho de forma sencilla es la prueba física de que existió una transacción económica. Es un documento con validez fiscal y legal, en caso de impago puedes tomar medidas jurídicas siempre que la factura demuestre la transacción.

Todos los autónomos, freelance y empresarios están obligados por ley a emitir una factura cada vez que realizan un proceso de compra-venta. Es la forma de mantener un registro de la actividad económica de empresas y particulares.

En el documento se reflejan los impuestos de cada venta, por lo que facilita llevar un registro contable y asegura que cumples con la legalidad frente a Hacienda.

Tipos de factura:

Existen 5 tipos, para saber cómo facturar correctamente necesitas conocerlos todos:

• Factura proforma: Se envía antes de realizar la compra-venta y se trata más de un presupuesto que de una factura en sí. 
• Factura simplificada
• Ordinaria: Es la que documenta la transacción, es la más habitual y se emite en papel.
• Factura electrónica: Igual a la ordinaria pero se envía online.
• Factura rectificativa: Donde se corrigen los errores de las anteriores. 
• Recapitulativa: Incluye varios procesos de compra-venta de productos o servicios para un mismo cliente, durante un periodo de tiempo determinado.

¿Quién puede emitir una factura?

Por ley cualquier persona dada de alta como autónomo o empresario en Hacienda puede emitir facturas.

Existen algunos requisitos a cumplir para que un particular pueda emitir facturas, así como una cantidad mínima. Por lo que legalmente no es habitual que las personas físicas puedan facturar.

Cómo hacer una factura paso a paso

Veamos cómo facturar fácilmente:

1- Elige un programa de facturación que se adapte a tus necesidades:

Si te preguntas cómo hacer una factura fácilmente es muy importante que cuentes con un programa para ello. Puede ser uno dedicado a la edición general de documentos, o un programa específico que indique paso a paso cómo facturar:

• Excel: Es el programa “de toda la vida”, creado con celdillas que puedes editar para incluir los datos. No es un programa que nos indique cómo hacer una factura. Si te decantas por él, crea una plantilla que solo tengas que rellenar en tus próximas transacciones.
• Programa de facturación : Puedes utilizar programas específicos, de mayor o menor simplicidad para realizar tus facturas. Al final de este blog te proponemos varias opciones de programas y software de facturación

2- Introduce todos los datos necesarios en la factura:

Si es tu primera vez estarás en un mar de dudas ¿Cómo hacer un factura sin dejarme ningún dato? 

Estos son datos imprescindibles:

• Tus datos profesionales: Razón Social, Cif, Dirección completa, Teléfono.
• Datos del cliente: Razón Social o nombre, Cif/Nif, Dirección completa y Teléfono.
• Fecha de emisión de la factura.
• Número de factura: En relación al número de estas que llevas emitidas en lo que va de año.
• Fecha límite de pago.
• Datos de pago: A que dirección debe ir la cantidad abonada por tu cliente.
• Información relacionada a la compra – Venta: Cada objeto o servicio de la transacción, la cantidad y el precio libre de impuestos (Base imponible).
• Los impuestos aplicados: IVA e IRPF
• Logo/Sello de la empresa (Opcional)

3- Calcula el importe total de la factura:

Aunque algunos programas como Anfix ya calculan el importe por sí solo, en algunos casos necesitarás encargarte tú de esta tarea. Nuestro objetivo es que aprendas cómo facturar paso a paso ¡Vamos a ver cómo calcular el importe de forma sencilla!

Calcula primero la base imponible: 

La base imponible es el precio de los productos o servicios que vendiste sin aplicar los impuestos. Haz la suma de todos y escribe la cantidad en la parte baja de la factura.

¡Importante! Si vendiste más de una unidad de algún artículo debes incluir el precio a pagar por la totalidad de los artículos. Plasmándolo siempre en la casilla correspondiente. Una vez calculada la base imponible toca calcular los impuestos si queremos aprender cómo facturar por completo:

Cómo calcular el IVA de una factura paso a paso

El IVA se aplica a casi todo lo que compramos, es un porcentaje aplicado sobre el total del precio y dependiendo del tipo de producto o servicio será mayor o menor. En España el más habitual es del 21% y es, el que usaremos de ejemplo.

Imagina que vendes un servicio por un precio total libre de impuestos de 500€ (Base imponible). El siguiente paso es calcular el 21% de esa base imponible y sumarla. La cantidad resultante es el precio total que tu cliente pagará por ese servicio:
Base imponible=  500€

+

21% de IVA= 105€

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Total con IVA: 605€

¡Recuerda! Cuando un cliente nos abona el IVA, ese añadido no es nuestro, se devuelve a Hacienda en la declaración trimestral 

Cómo calcular el IRPF de una factura paso a paso

El IRPF solo se aplica cuando facturamos a otro profesional o a una empresa, pero no si emitimos la factura a un particular.

Existen dos tipos de IRPF: 

1. Reducido: Se aplica el 7% durante los primeros 18 meses de alta como autónomo o empresario.
2. General: Del 15% pasados esos 18 meses.

Al contrario que pasa con el IVA, el IRPF se resta a la base imponible en lugar de sumarse. Esto se debe a que es el profesional al que facturas quien ingresa la cantidad a Hacienda en tu nombre. 

Vamos con el mismo ejemplo de antes para aprender cómo hacer una factura, vendes un servicio por una base imponible de 500€:

Base imponible= 500€

–

7% de IRPF= 35€

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Total sin IRPF= 465€

¿Cómo hacer una factura con IVA e IRPF a la vez?

En caso de emitir una factura con IVA e IRPF, tus cuentas quedarían tal que así:

Base imponible= 500€

21% de IVA= +105€

7% de IRPF= -35€

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Importe total= 570€

Una vez realizados estos pasos tu factura estará lista para imprimir o enviar telemáticamente al cliente. El cual deberá pagar en un plazo inferior a la “fecha límite” reflejada en la factura.

Plantillas de facturas

Disponemos de numerosos recursos donde poder encontrar y seleccionar distintos tipos de modelos y plantillas de facturas. Muchos de estas plantillas de facturas son gratuitas y pueden descargarse fácilmente, en formatos pdf, docx, xlsx,  Por lo general también ofrecen opciones y facilidades para su personalización y cambios del diseño inicial.

Software de facturación

Encontramos en el mercado múltiples soluciones software de facturación. La variedad y funcionalidad de los mismos es muy extensa, encontrando desde software gratuitos a grandes sistemas corporativos, o desde sencillos software para realizar una factura simplificada hasta sistemas específicos para determinados mercados o negocios: pequeño comercio, restaurantes, logistica, SATs, ….  Existen varias empresas de referencia como SAGE, Yuki Software, Debitoor, etc… Accede a nuestra sección de soluciones de facturación y ERP para conocer varias soluciones con alto reconocimiento y valoración. Para consejos sobre cómo seleccionar un ERP consulta nuestra entrada de blog sobre Software ERP para asesorías y despachos.

Ahora que sabes cómo facturar paso a paso solo tienes que ponerte a ello o encargar la tarea a la persona preparada más preparada para hacerlo.